Сектор документально-організаційного забезпечення
ТРАЧУК Світлана Іванівна
Завідувач сектором, відповідальна за організацію ведення архівних справ
каб. 105
тел. (048) 776 01 26
ДУМБРАВА Наталя Миколаївна
Головний спеціаліст сектору
каб. 105
тел. (048) 776 01 26
ГРИНЬКІВ Ольга Володимирівна
Головний спеціаліст сектору
каб. 105
тел. (048) 776 01 26
Основні завдання та функції сектору
Основними завданнями Сектору є:
- забезпечення діяльності Департаменту з питань документально-організаційної роботи;
- забезпечення виконання законів України «Про інформацію», «Про звернення громадян», «Про захист персональних даних», «Про доступ до публічної інформації» та інших нормативно-правових актів України, рішень Одеської міської ради, її Виконавчого комітету, розпоряджень міського голови.
Відповідно до покладених на Сектор завдань виконує такі функції:
- здійснює організацію та проведення роботи з документами від моменту їх складання (надходження до Департаменту) до зняття з контролю та передачі до архіву;
- здійснює контроль за дотриманням строків відпрацювання працівниками Департаменту та його структурних підрозділів вхідної та вихідної документації, виконання доручень і розпоряджень директора Департаменту на основі використання новітніх комп’ютерних технологій та сучасного програмного забезпечення;
- дотримується вимог Інструкції з діловодства у виконавчих органах Одеської міської ради, затвердженої розпорядженням міського голови від 09.02.2012 № 77-01р.
- забезпечує ведення документообігу у Департаменті, у томі числі електронного документообігу в системі “ДІЛО 11.0”, роботи у мережі «Єдиного реєстру звернення громадян міста Одеси»;
- забезпечує організацію та виконання в установленому порядку доступу до публічної інформації в Департаменті;
- забезпечує організацію та виконання роботи зі зверненнями громадян у Департаменті;
- забезпечує організацією збереження поточної вхідної та вихідної документації, наказів Департаменту;
- організовує роботу з бланками суворої звітності;
- забезпечує організацію роботи у Департаменті, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці відповідно до Законів;
- розробляє номенклатуру справ Департаменту, примірні (типові) номенклатури справ для структурних підрозділів Департаменту, інструкції з діловодства інші нормативні документи, що закріплюють систему організації діловодства у Департаменті;
- надає методичну допомогу у проведенні експертизи цінності документів;
- проводить консультування з питань, що стосуються компетенції служби діловодства.
- здійснює організацію ведення архівних справ у Департаменті;
- забезпечує своєчасну і якісну підготовку статистичних звітів з питань документообігу, звернення громадян